Báo cáo giải pháp Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính tại trường Tiểu học Phương Liệt

PHẦN MỞ ĐẦU
I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán Nhà nước. Kế toán hành chính sự nghiệp có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân sách Nhà nước. Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị hành chính sự nghiệp nắm được tình hình hoạt động của tổ chức, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các hạn chế, thiếu sót. 
 Đối với tất cả các cơ quan Nhà nước nói chung, đơn vị trường học nói riêng ngoài yếu tố con người thì nguồn kinh phí là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo cho cơ quan đơn vị hoạt động và phát triển, nó là tư liệu lao động, là phương tiện, là động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình. Công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Do đó cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của thời đại.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp được giao quyền tự chủ trong quản lý, hạch toán khoán kinh phí. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp. Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. 
Trong nghiệp vụ kế toán thiết lập chứng từ, hồ sơ sổ sách là một công việc rất quan trọng bởi nó thể hiện hoạt động tài chính của mỗi đơn vị. Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy tờ có gia trị tương đương với tiền tệ, nó phản ảnh tình hình thu chi của đơn vị và nó còn là điều kiện, phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, cơ quan cấp trên. Do đó, công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công.
Tôi nhận thấy việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề mà bản thân hết sức quan tâm, tìm hiều và nghiên cứu để đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời để đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm nâng cao chất lượng bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán đạt hiệu quả tốt nhất.
Từ những giải pháp và suy nghĩ trên, tôi quyết định chọn đề tài “Một số giải pháp trong công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính tại trường Tiểu học Phương Liệt”.
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Để công tác quản lý hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán được đảm bảo hơn, khoa học và thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng lâu dài của trường học. Từ các tồn tại, thực trạng và dựa trên các kinh nghiệm trong công việc để đưa ra một số giải pháp giúp hoàn thiện và nâng cao công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán.
Nâng cao hiệu quả trong việc sử dụng nguồn ngân sách được giao tránh thấ thoát lãng phí, công khai minh bạch, khách quan trong việc sử dụng ngân sách của đơn vị.
Nâng cao nhận thức của bản thân và các đồng nghiệp làm công tác tài chính kế toán và văn thư, thủ quỹ trong các đơn vị về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính.
III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
Hồ sơ, chứng từ sổ sách kế toán tài chính đơn vị trường học nói chung, trường Tiểu học Phương Liệt - quận Thanh Xuân nói riêng
IV. NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu hệ thống cơ sở lí luận về một số vấn đề liên quan đến đề tài Công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính tại trường học nói chung và tại trường tiểu học nói riêng. 
Khảo sát thực trạng việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính trong trường học
Đề xuất cách thức lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ tài chính tại trường tiểu học.
V. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan Nhà nước nói chung và đơn vị trường học nỏi riêng là rất quan trọng. Tuy nhiên việc sắp xếp quản lý hồ sơ tài chính lại đặc biệt quan trọng, hồ sơ kế toán ít nhất phải lưu trữ trong vòng 5 năm cho đến 10 năm và vĩnh viễn. Nhận thức được vấn đề như trên, tôi thấy cần phải có biện pháp ưu việt để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán, sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt, khoa học sẽ thúc đẩy nhanh, nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp, góp phần thực hiện tốt Luật Ngân sách Nhà nước.
Phạm vi trong địa bàn trường học và nhân rộng, áp dụng với phạm vi toàn ngành giáo dục và các ban ngành của quận Thanh Xuân.
VI. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết
Phương pháp trao đổi
Phương pháp thực nghiệm
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN
I. CÁC KHÁI NIỆM
1. Khái niệm quản lý hồ sơ: 
Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được mục đích của tổ chức.
Quản lý hồ sơ là bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong đơn vị. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
2. Khái niệm về chứng từ, sổ sách kế toán
2.1. Chứng từ kế toán: 
Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.